Профессиональное некоммерческое объединение нотариусов «Нотариальная палата Санкт-Петербурга» внедрила и использует электронный документооборот «Этлас» версии 7.0. Об этом CNews сообщил представитель компании «Этлас-софт», разработчика ПО.
Нотариальная палата Санкт-Петербурга функционирует с 1993 г. Она объединяет нотариусов, занимающихся частной практикой. В состав палаты входит больше 330 специалистов.
Взаимодействие с нотариусами, входящими в состав организации, ведется с помощью обмена письмами. Получив обращение, представитель палаты обязан обработать документацию, провести ее согласование и дать мотивированный ответ или назначить ответственного исполнителя. Выполнение процедуры вручную отнимает время и отвлекает сотрудников, обеспечивающих деятельность палаты, от выполнения основных функций объединения. В результате снижается эффективность работы организации.
Для ускорения процесса и автоматизации регистрации и обработки всех входящих писем был выполнен переход на электронный документооборот «Этлас». Выбирая решение, представители Нотариальной палаты учитывали функциональные возможности системы и простоту ее развертывания. Главными требованиями были: быстрая обработка входящих документов; упрощение процесса согласования; возможность назначения ответственного исполнителя; создание исходящего документа при необходимости и его согласование; импорт и экспорт документации, возможность сканирования; регистрация и хранение документации в электронном виде; ведение учета существующего архива бумажных документов.
Система «Этлас» соответствует заявленным требованиям. Также есть дополнительная функциональность, упрощающую работу с электронной документацией. Создан демо-режим. Он позволяет понять, подходит ли система для конкретной организации. Демонстрационный режим действует 30 дней и ничем не отличается от стандартного по функциональности и списку доступных возможностей.
бизнес-коммуникации
Выполнялось стандартное внедрение системы. Перейдя на электронный документооборот «Этлас», руководство Нотариальной палаты Санкт-Петербурга отметило интуитивно понятный интерфейс, быструю процедуру развертывания и низкие системные требования. Это позволило учреждению развернуть и настроить систему своими силами. Технические специалисты «Этлас» провели настройку и внедрение системы, а также сопровождали клиента, консультировали его по нюансам перехода на электронный документооборот.
Переход на систему позволил Нотариальной палате Санкт-Петербурга автоматизировать работу с входящей документацией, упростив процесс регистрации поступающих писем и последующей обработки. В результате удалось сократить нагрузку на специалистов учреждения, уменьшить затраты времени. Упростился и процесс подготовки ответа на письмо. Система позволила автоматизировать формирование исходящего документа, повысить простоту его согласования и отправки получателю.
Руководство Нотариальной палаты Санкт-Петербурга планирует продолжать активное использование документооборота «Этлас». Несмотря на недавний переход, уже удалось выявить преимущества системы, отметить повышение скорости документооборота и работы с входящими и исходящими письмами.
