Специалисты «Этлас-софт» завершили настройку и внедрение электронного архива в компании «Айртехно», занимающейся оптовыми поставками машин и оборудования. Теперь благодаря оптимизации документооборота специалисты компании больше внимания уделяют решению производственных задач.
В «Айртехно» поэтапное внедрение ЭДО начали с оптимизации архива — как показывает опыт, это самый логичный и рациональный путь реорганизации делопроизводства под электронный документооборот, отмечают в «Этлас-софт».
Для работы с электронным архивом специалисты «Айртехно» выбрали программное обеспечение «Этлас», так как его возможности позволяют начать работу с ним «из коробки» и постепенно адаптировать под задачи компании. В базовой версии ПО обеспечивает: хранение всех документов компании электронной базе данных, независимо от их типа; поиск нужных документов по их атрибутам и содержанию; возможность создания любых картотек и справочников; удалённый доступ к документам через интернет; защиту архива от несанкционированного доступа; поддержку работы с электронной цифровой подписью по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001; резервное копирование базы данных для обеспечения её сохранности.
Немаловажно, что программное обеспечение «Этлас» — полностью российская разработка. Это гарантирует регулярность его обновления и техническую поддержку пользователей.
Развёртывание и настройку электронного архива выполнили специалисты разработчика. Техническое задание включало в числе других требований создание специализированного скрипта, который обеспечивает тем или иным пользователям архива доступ к определенным документам через создание на них внутренних ссылок.
Кроме того, специалисты «Этлас-софт» проинструктировали сотрудников «Айртехно» по работе с архивом. Инструктаж не потребовал много времени, поскольку для эффективной работы с ПО достаточно базовых навыков работы на компьютере. Интерфейс программы интуитивно понятен, что облегчает пользователям ознакомление с её возможностями.
Руководители «Айртехно» отметили, что внедрение электронного архива не помешало текущей работе с клиентами компании.
